Worauf ist bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems zu achten?

Viele Unternehmen haben bereits auf digitale HR-Lösungen zum Bewerbermanagement umgestellt oder befinden sich mitten in diesem Prozess. Er lohnt sich, denn IT-gestütztes Bewerbermanagement bringt nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis und einen enormen Wettbewerbsvorteil mit sich, sondern sorgt überdies für eine positive Candidate Experience über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg – wenn es im Vorfeld gut geplant und anschließend richtig ein- und umgesetzt wird.

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Warum Bewerbermanagement-Systeme?

E-Recruiting beginnt bei der Stellenausschreibung und beinhaltet sämtliche Folgeschritte des Bewerbungsprozesses: die Erfassung der eingehenden Bewerbung, die Eingangsbestätigung an den Kandidaten, die Weiterleitung der Unterlagen an HR bzw. die Fachabteilungen, die Einladung zum Vorstellungsgespräch und schließlich die Zu- oder Absage.

Professionelle Bewerbermanagement-Software (BMS, im Englischen auch ATS für Application Tracking System) sollte daher in der Lage sein, alle diese Prozessphasen abzubilden und anfallende Routinetätigkeiten nach Möglichkeit zu automatisieren. Der Zugriff auf relevante Kennzahlen wird vereinfacht, Reportings sind rasch generiert, die Bewerbungserfahrung gestaltet sich durch schnelle Reaktionszeiten für Kandidaten und Recruiter gleichermaßen positiv.

Darüber hinaus bietet softwaregestütztes Bewerbermanagement die Möglichkeit, die Kompetenzen der Bewerber mit denen der Ausschreibung sowie untereinander zu vergleichen – auch über mehrere Standorte und Zeitzonen hinweg. So kann die Kooperation im Recruiting-Team trotz räumlicher Entfernungen optimal funktionieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, einen Talentpool für spätere Recruiting-Erfolge zu unterhalten – unter Wahrung der DSGVO-Kriterien.

Was ist bei der Einführung von Bewerbermanagement-Software zu beachten?

Angesichts der Masse an Anbietern von Bewerbermanagement-Systemen fällt die Wahl auf die passende Lösung oft nicht leicht. Auch wenn ein Unternehmen sich schon für eine Software entschieden hat, kann diese mit professioneller Begleitung erfolgreich in die individuelle Prozesslandschaft eingebettet werden. Aus diesem Grund ziehen unsere Kunden häufig einen anbieterneutralen Interim Manager als externen Mitarbeiter auf Zeit hinzu, um mit seiner Erfahrung das den internen Anforderungen entsprechende System auszuwählen bzw. die Systemauswahl und die Implementierung in der Folge zu begleiten. Erfahrungsgemäß können dadurch viele Stolperfallen bereits im Vorfeld ausgeschlossen werden. Worauf jedoch kommt es bei der Einführung einer BMS an?

Analyse des IST, Definition des SOLL

Um die richtige Wahl treffen zu können, muss sich der Interim Manager zunächst ein umfassendes Bild von der aktuellen Situation und den Bedürfnissen der involvierten Unternehmensbereiche machen. Dabei gilt es, Schwachstellen im aktuellen Recruiting-Prozess zu analysieren und die technologischen Gegebenheiten in die Entscheidung einzubeziehen. Um zu definieren, welche konkreten Anforderungen die Software erfüllen muss, ist die Erfassung und Analyse jedes Schrittes im Bewerbungsprozess notwendig.

Technologische Auswahl

Natürlich müssen für die Einführung eines Bewerbermanagement-Systems die technologischen Voraussetzungen im Unternehmen gegeben sein bzw. geschaffen werden. Schnittstellen zu anderen Systemen müssen realisierbar sein. Es muss beispielsweise geklärt werden, ob die Software auf dem eigenen Server liegen soll oder sich eher eine Cloud-Lösung anbietet. Auch die Unternehmensgröße und -internationalität kann im Hinblick auf den Umfang des Systems eine Rolle spielen, wobei die meisten modernen Lösungen vom Start-up bis zum multinationalen Großkonzern alle Szenarien abbilden können. Letztlich ist die Entscheidung auch eine Kostenfrage, die sich oft in unterschiedlichen Preis-Paketen für Start-ups, KMU und Konzerne widerspiegelt.

Toolauswahl

Was zeichnet eine gute Bewerbermanagement-Software aus? Grundsätzlich sollten moderne Lösungen individuell an die jeweiligen Geschäftsprozesse anzupassen und erweiterbar sein. Viele Anbieter stellen Zusatzmodule zur Verfügung, die Leistungen wie Analytics, automatisierte Feeds oder eine Datenbank bereitstellen. Günstigere Standardlösungen sollten zumindest Must-have-Prozesse abbilden und ihr Funktionsspektrum durch regelmäßige Updates nutzerzentriert – und kostenfrei – erweitern.

Stakeholdermanagement

Bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems besteht die Aufgabe des Interim-Experten meist darin, die komplette HR-Prozesslandschaft zu konzipieren. Eine stetige Abstimmung mit der IT-Abteilung ist unerlässlich. Überdies sollte es ihm gelingen, die Unternehmensführung als Paten bzw. Sponsoren des Projekts zu gewinnen, um von dort Rückenwind zu bekommen. Oftmals interagiert der Interim Manager auch mit Instanzen wie Mitbestimmungsgremien oder dem Betriebsrat. Darüber hinaus ist die enge Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten (m/w/d) grundsätzlich ratsam. Regelmäßige Status-Meetings gegenüber sämtlichen Stakeholdern sind an der Tagesordnung.

Einbindung der Nutzer

Zunächst muss geklärt werden, wie viele User das System nutzen werden und wie sich deren räumliche Verteilung gestaltet. Doch mit schnöden Kennzahlen ist es nicht getan: Eine früh stattfindende Einbindung der Key User und relevanten Fachabteilungen wie HR und IT ist bereits im Entscheidungsprozess ratsam, da neue Systeme auch von der Akzeptanz durch ihre Nutzer leben. Die Vorteile des Changes müssen also deutlich herausgestellt und Fragen beantwortet werden. Im Idealfall können die Key User sogar Verbesserungsvorschläge machen und so helfen, das System sukzessive noch weiter zu optimieren. Hierfür gilt es für den Interim Manager also, ein gesundes Kommunikationsklima zu schaffen, das auf festgelegten Regeln basiert.


Bewerbermanagement-Software erfolgreich implementieren mit Interim Management

Auf den ersten Blick verursacht der Einsatz eines Interim Managers Zusatzkosten. Erfahrungsgemäß amortisieren diese sich rasch, da durch das Know-how des Spezialisten zahlreiche Fehlerquellen frühzeitig ausgeschlossen werden, die ihrerseits viel höhere Folgekosten verursachen können. Doppelschleifen fallen weg, das Tagesgeschäft wird nicht in Mitleidenschaft gezogen. Stattdessen wird durch die fachgerechte Implementierung die Effizienz nachhaltig verbessert. Der Einsatz eines Interim Managers bzw. BMS-Beraters lohnt sich auf mehreren Ebenen!

persofaktum interim besetzt seit 2010 Interim Mandate – persönlich, schnell und passgenau. Wir verfügen über viel Erfahrung in der Vermittlung von Interim-Experten im HR-Bereich, die sich auf Einführungsprojekte von Bewerbermanagement-Software spezialisiert haben.

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Lesen Sie mehr Wissenswertes zum Thema Interim Management
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Unsere Definition von Interim Management

Interim Management beschreibt den zeitlich befristeten Einsatz eines selbständig tätigen Projektmanagers, oft in einer Position mit unternehmerischer Verantwortung. Der Manager auf Zeit verfügt aufgrund seiner Laufbahn über besondere Funktions- und Führungserfahrung. Unter den in Deutschland tätigen Interim Managern befinden sich sowohl Generalisten als auch Experten mit einem teilweise einzigartigen Spezialwissen.

Typische Situationen für Interim Management sind: Überbrückungen von Vakanzen und Veränderungen im Unternehmen von Neugründung und starkem Wachstum bis hin zu umfangreichen Sanierungsmaßnahmen. Auch zur Durchführung von Projekten, für die intern kein Expertenwissen oder Kapazitäten vorhanden sind, wird häufig ein Interim Manager eingesetzt.

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