Im ersten Teil unserer SWP-Reihe haben wir dargelegt, warum strategische Personalplanung ein starker Wettbewerbsvorteil ist: Sie erlaubt es, Personalbedarf zu decken, bevor er überhaupt entsteht. Nun wollen wir uns ansehen, woraus strategische Personalplanung besteht und wie sie konkret umgesetzt wird. Dafür widmen wir unsere Aufmerksamkeit nun den wichtigsten Elementen im Prozess der strategischen Personalplanung.
Die Implementierung einer strategischen Personalplanung ist ein komplizierter und intensiver Prozess. Sie erfordert Expertenwissen und ein starkes interdisziplinäres Team, das sich den Anforderungen gewissenhaft stellt. Oftmals wird die Rolle des Teamleads durch einen externen Mitarbeiter ausgefüllt; nicht selten ist dies ein Interim Manager (m/w/d). Viele Interim Manager sind sehr sensibilisiert für die anfallenden Aufgaben und bringen in der Regel einen beachtlichen Erfahrungsschatz aus ähnlichen Unternehmenssituationen mit. Ihr externer Blickwinkel erleichtert es ihnen, Schwächen im bisherigen System unbefangen und professionell aufzudecken.
Unternehmen, die sich für strategische Personalplanung entscheiden, haben die Bedeutung von HR für den Unternehmenserfolg erkannt und binden den Bereich entsprechend in die Geschäftsstrategie ein. In Zusammenarbeit mit den Fachbereichen können so effiziente Konzepte und Strategien zur langfristigen Bedarfsdeckung entwickelt werden, die auf relevanten Kennzahlen und einem umfassenden Wissensmanagement basieren.
Der Implementierungsprozess einer SWP verläuft in mehreren Schritten. Zunächst erfolgt die Bestandsaufnahme des IST-Zustandes und die Erweiterung des Planungshorizonts von Quartalen auf mehrere Jahre. Dabei wird die strategische Roadmap anfangs nur schlank geplant: Wo besteht Handlungsbedarf? Was will das Unternehmen erreichen, was kann es schaffen? Welche Ressourcen sind dafür notwendig? Welches Wissen, welche Fähigkeiten sind in der Belegschaft bereits vorhanden? Inwiefern decken die heutigen Mitarbeiter den zukünftigen Bedarf? Welche Maßnahmen müssen für die Rekrutierung neuen Personals ergriffen werden? Wie ist die aktuelle Altersstruktur im Unternehmen? Wie sind hat sich die Fluktuationsrate entwickelt?
Der Feinschliff erfolgt während zyklischer Planungstreffen aller involvierten Teammitglieder. Dadurch ist eine schnelle Reaktion auf aktuelle Gegebenheiten möglich. Strategische Personalplanung läuft agil ab, denn so erlaubt sie die kurzfristige und flexible Anpassung an Veränderungen, um weiterhin die langfristigen Unternehmensziele verfolgen zu können. Eine Planung über mehrere Jahre wäre anders gar nicht tragfähig.
Ist die agile Roadmap erstellt, wird das Grundgerüst der SWP errichtet: Ein umfangreiches Wissensmanagement ist das – im Idealfall prall gefüllte – “Gehirn” der strategischen Personalplanung. Das umfasst tiefe marktwirtschaftliche Kenntnisse ebenso wie Analysen, die den Blick auf Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft, auf interne wie externe Faktoren richten. Sie sind der Schlüssel zu einem tragfähigen Wissensmanagement und einem darauf aufbauenden Talent Management.
Intern stehen die vorhandenen Mitarbeiter im Fokus der Analyse. Bereits deren demographische Struktur lässt recht einfach erste Schlüsse über den zukünftigen Personalbedarf zu: Wie haben sich bestimmte Berufsgruppen in der Vergangenheit entwickelt, lassen sich Muster erkennen? Geht ein Außendienstmitarbeiter zum Beispiel früher in den Ruhestand als eine Führungskraft? Welche Altersgruppen wandern überdurchschnittlich zahlreich ab, und warum?
Ein Kompetenzprofil verrät, welche Fähigkeiten die vorhandenen Mitarbeiter haben und ob sie diese im Unternehmen entfalten – oder sich mit verhältnismäßig geringem Aufwand so weiterbilden lassen, dass sie anstehende Entwicklungen professionell begleiten können. Vielerorts werden beispielsweise bestehende Mitarbeiter derzeit zum Scrum Master, Product Owner und Agile Consultant ausgebildet, Rollen, die von der agilen Arbeitsweise vorgegeben sind.
Die externe Perspektive erlaubt den Blick auf den zukünftigen Personalbedarf. Welche technologischen Entwicklungen werden den Markt dominieren? Welche Anforderungen stellen sie an das Personal? Welche Erkenntnisse sind aus ähnlichen Entwicklungswegen und Geschäftsmodellen zu gewinnen? Wie werden sich Rohstoffpreise oder Lieferantenbeziehungen entwickeln, inwiefern werden Umwelteinflüsse das Geschäftsmodell beeinträchtigen – je nach Unternehmenskontext ergeben sich hier die unterschiedlichsten Fragestellungen.
Mit den gewonnenen Erkenntnissen kann die strategische Personalplanung konkrete Talent Management-Maßnahmen ergreifen. Die ressourcenschonendste Vorgehensweise ist dabei die Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter. Auch Ausbildung spielt eine Rolle, besonders in Berufen, wo der Nachwuchs fehlt. Unternehmen, die Anreize für zukünftige Talente schaffen können, haben einen entscheidenden Vorteil.
Ein weiterer Fokus des Talent Managements ist selbstverständlich die Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Aber wen, wie und wo? Die Zeiten von post&pray, in denen es genügte, in der Hoffnung auf Top-Personal lediglich ein Stelleninserat zu veröffentlichen, sind vorbei. Active Sourcing ist ein Muss und erfordert zum einen ein genaues Verständnis der Anforderungen an die freie Position, zum anderen eine Anpassung der Recruiting-Maßnahmen an die Zielgruppe.
Doch wie findet die Planung sich im Dickicht der ständig neu entstehenden Berufe und Tätigkeitsfelder zurecht? Über die herkömmliche Definition von verschiedenen Berufsfeldern hinaus fasst strategische Personalplanung Tätigkeiten mit vergleichbarem Anforderungsprofil zu Kompetenzclustern, so genannten Jobfamilien, zusammen. Im dritten Teil unserer SWP-Reihe beschäftigen wir uns mit deren strategischem Potenzial.
Suchen Sie Unterstützung, um strategische Personalplanung in ihrem Unternehmen umzusetzen? Viele Interim Manager in unserem gewachsenen Netzwerk sind ausgewiesene Experten für die Implementierung einer strategischen Personalplanung in Kleinbetrieben, KMU sowie Konzernen. Nicht nur aufgrund ihres Spezialwissens rund um SWP, sondern auch wegen ihrer Erfahrung aus ähnlichen Unternehmenssituationen sind sie ideale Wegbegleiter auf Zeit, um Ihre Unternehmens-HR mit zukunftsfähigen strategischen Methoden auszustatten. Nehmen Sie gern unverbindlich Kontakt zu uns auf.
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