Marktdynamiken, Fachkräftemangel, Digitalisierung, Corona: Modernes Human Resource Management steht heute vor einigen Herausforderungen – und kann andererseits ein nie dagewesenes Potenzial entfalten. Wer dieses nutzen will, braucht jedoch eine fundierte HR-IT-Strategie. Warum das so ist und was Sie benötigen, um diese in Ihrem Unternehmen zu realisieren, fassen wir im folgenden Artikel zusammen.
Moderne HR-Software kann inzwischen im Prinzip den gesamten Employee Life Cycle digital abbilden. Die dadurch eingesparte operative Arbeit könnte für wichtigere – zum Beispiel strategische – Aufgaben verwendet werden. Denn ein Management, das den Stellenwert der HR anerkennt und den Bereich entsprechend in strategische Entscheidungen einbezieht, kann eine gute Basis für die Bindung von Talenten und somit den Unternehmenserfolg schaffen.
In der Unternehmensrealität zeigt sich jedoch vielerorts ein anderes Bild: Noch immer wird auf die Entlastung durch Software mit Einsparungen am HR-Personal reagiert, anstatt den Bereich auf ein neues Level zu heben und zum strategischen Business Partner zu machen. HR-Software sollte eine Einsparung an Zeit (für mehr Teilhabe) ermöglichen, nicht an Personal. Dieses Bewusstsein hilft im Wettbewerb um die besten Fachkräfte weiter.
Abseits des wohlbekannten Kampfs der HR um Anerkennung fehlt oftmals ein Verantwortlicher für die HR-IT-Strategie, was zu vielfältigen Schwierigkeiten führt: Veraltete Software stellt auf dem Markt ein zunehmendes Problem dar; nicht, weil sie nicht funktionieren würde, sondern weil neue Lösungen viel besser, umfassender und vernetzbarer sind – vom Preis ganz zu schweigen, seit es Software-as-a-Service-Anbieter gibt. Wer hier nicht reagiert, muss weiter mit der Software arbeiten, die “damals” zwar eine Erleichterung darstellte, aber nicht alle Anforderungen perfekt abzudecken vermag. Zu den Nachteilen gegenüber Nutzern moderner Lösungen kommt hinzu, dass die Anwendungskenntnisse einer älteren, komplizierten HR-Software oft an Einzelpersonen gebunden sind. Mitunter sogar ein hohes, unternehmerisches Risiko. Eine Vernetzung zwischen verschiedenen HR-Aufgaben wie dem Recruiting, der Personalverwaltung und dem Feedbackmanagement sowie zu anderen Unternehmensbereichen ist technisch nicht immer möglich. Das Potenzial, das dabei verloren geht, sollte nicht unterschätzt werden. Denn, der nächste und doch entscheidende Nachteil: Die Konkurrenz profitiert vielleicht bereits davon.
Zu Beginn der HR-Softwareentwicklung mussten sich die Unternehmen nach den (anfangs noch stark begrenzten) Möglichkeiten der Lösung richten. Seit 1970er Jahren werden Standardprogramme für die Lohnabrechnung eingesetzt. In den folgenden Jahrzehnten kam Bewegung in die Branche, getrieben durch die immer stärker um sich greifende Digitalisierung. Der Markt wurde geradezu überschwemmt mit neuen Lösungen, die kostspielige Eigenentwicklungen zunehmend ablösten. Parallel dazu entstanden spezialisierte Beratungs- und Implementierungsunternehmen als Reaktion auf die hohe Komplexität der Softwaresysteme.
Inzwischen hat sich viel getan, was dem technologischen Fortschritt ebenso zu verdanken ist wie den Learnings der letzten Jahre und der Dynamik der Branche. Bei moderner HR-Software steht der Nutzer mit all seinen Anwendungsfällen im Mittelpunkt. Wer sich am Markt halten will, bietet Lösungen an, die den Bedürfnissen der HR auf den Leib geschneidert sich und sich zudem stark customisieren lassen. Zu den klassischen IT-unterstützten Prozessen der Personalverwaltung (in Form einer digitalen Personalakte samt Employee Self Service) und Entgeltabrechnung (inklusive Themen wie Compensation & Benefits, betriebliche Altersvorsorge, Reisekostenabrechnung usw.) kommen moderne Tools für Personaleinsatzplanung und Workforce Management, E-Learning, Kommunikation und Kollaboration oder Feedbackmanagement. Dabei sind große Teile der Software modular aufgebaut und somit erweiterbar.
Die HR-Softwarehersteller nutzen für die Entwicklung vermehrt neue Technologien wie Künstliche Intelligenz, Blockchain oder Virtuelle Realität und verfolgen Trends wie Big Data Analytics. Einen besonderen Aufschwung durch Diversifizierung hat der Markt für HR-Software durch die Cloud erfahren.
Platzhirsche wie SAP oder Datev bekommen ernste Konkurrenz von Start-ups, die mit frischen Innovationen die Branche aufwirbeln. Während die Anschaffung von On-Premise-Lösungen nur für Unternehmen ab ca. 1.000 Mitarbeitern rentabel war, ermöglichen heute Software-as-a-Service-Konzepte auch KMU die Nutzung. Durch einen modularen Aufbau kann das Spektrum passgenau ausgewählt und erweitert werden. In der Cloud abbildbare HR-Prozesse machen komplizierte Schnittstellen obsolet. Im Recruiting kann dadurch beispielsweise die kritische Time to Hire deutlich verkürzt werden.
Das Angebot an cloudbasierten HR-Lösungen hat in den letzten Jahren einen deutlichen Zuwachs erfahren. Zwar gibt es immer noch Vorbehalte seitens der Anwender, vor allem in Bezug auf Datenschutz, aber die großen Softwarehersteller federn diese ab, indem sie Hybridlösungen anbieten, die den Übergang von On-Premise zur Cloud behutsam gestalten. Auf diese Weise kann ein Unternehmen Schritt für Schritt tiefer in das Thema einsteigen und seine HR-IT-Landschaft je nach Bedarf um neue Cloud-Module erweitern.
Der deutsche Markt wird inzwischen von mehr als 300 Anbietern mit HR-Software versorgt. Vom hippen Start-up bis zum Global Player, der die komplette HR-Prozesslandschaft in einer modularen Suite anbietet, ist alles dabei. Umsatzstärkste Anbieter sind nach wie vor SAP, P&I, ADP und Datev, aber die Konkurrenz schläft nicht. Derartige Entwicklungen sind grundsätzlich als positiv zu bewerten, da durch den starken Innovationsdruck wirkliche Meilensteine erreicht werden. Immer präziser und umfassender lassen sich HR-Workflows mit moderner Software digital abbilden.
Mit dem großen Angebot geht die Schwierigkeit einher, die passenden Tools für das eigene Unternehmen zu bestimmen. Viele HR-Softwarelandschaften sind, wie schon angedeutet, über die Jahre gewachsen: Man kaufte sich damals dieses praktische Tool zur Gehaltsabrechnung, dann kam die moderne E-Recruiting-Software auf den Markt, heute experimentiert man mit KI-basiertem Bewerbermatching. Fakt ist, dass die HR-IT-Strategie alle paar Jahre angepasst werden sollte. Um flexibel auf sich verändernde Rahmenbedingungen zu reagieren, müssen Personalkonzepte und HR-Tools kontinuierlich aufeinander abgestimmt werden.
Um eine zukunftsfähige HR-Softwarelandschaft aufzubauen, reicht die Anschaffung vielversprechender Tools alleine nicht. Dadurch werden vielleicht Teile optimiert, nicht aber das große Ganze. Im Hintergrund ist die Definition einer HR-IT-Strategie notwendig, die sich an der des Unternehmens orientiert und auch mit der Gesamt-IT-Strategie harmoniert. Denn hier liegt oft das Problem: Ein HR-Profi verfügt nicht über das technologische Know-how, dem IT-Experten fehlt das Verständnis für die Prozesse im Personalmanagement.
Deshalb gehen viele Unternehmen die Entwicklung einer HR-IT-Strategie mit einem Experten an ihrer Seite an. Oftmals kommt dieser von außen. Einerseits ist sein Blick unverstellt durch Firmeninteressen, andererseits verfügt er oft, wie zum Beispiel ein Interim Manager, über das nötige Know-how, um beide Seiten der Medaille berücksichtigen zu können: HR und IT. Hinzu kommt sein Businessverständnis, das er benötigt, um der Unternehmensstrategie gerecht zu werden. Als Spezialist kann er die Entwicklung des HR-Softwaremarktes einschätzen und genau die Lösungen entwickeln, die zu den Anforderungen der HR und des Unternehmens passen.
Ein spezialisierter Berater für HR IT geht in der Regel folgendermaßen vor:
Eine bedarfsgerechte IT-Strategie stärkt die Position der HR. Bei ihrer Entwicklung ist es wichtig, das individuelle Unternehmen mit dessen Strukturen und Zielen zu berücksichtigen. Dabei ist es unerlässlich, dass dort parallel die erforderliche Digitalkompetenz auf- und ausgebaut wird, die nötig ist, um das Potenzial der Software auszuschöpfen. Um HR wirklich weiterzuentwickeln, reicht es lange nicht, einzelne Mitarbeiter in der Anwendung der Module zu schulen. Allgemein sollte im Unternehmen eine Kultur des Lernens etabliert werden. Denn die Zeit, die durch Software eingespart wird, sollte auch strategischen und zwischenmenschlichen Themen gewidmet werden. Wirtschaftlich ist es in vielen Fällen sinnvoll, weit vor einer Softwareauswahl zunächst eine genaue Analyse des Bedarfs vorzunehmen.
Der Corona-Lockdown hat den Wert cloudbasierter Bewerber- und Personalmanagement-Systeme nochmal eindrücklich unter Beweis gestellt. Viele Unternehmen sehen die Situation als Gelegenheit, ihre Digitalisierung endlich voranzutreiben. In diesem Zuge ist es sinnvoll, neben einer Gesamt-IT-Strategie eine HR-IT-Strategie zu entwickeln. Sind Sie bereit? Gern bringen wir Sie mit ausgewiesenen Experten (w/m/d) für dieses komplexe und wichtige Thema zusammen. Sprechen Sie uns einfach unverbindlich an oder registrieren sich direkt bei persofaktum interim.
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