Fernab von persönlichen Unterstellungen begegnen wir in unserem Berufsalltag häufig Unternehmen, die vor ernsthaften Herausforderungen mit ihrer HR-Software stehen. Bei einer Neueinführung gestaltet es sich für Laien auf dem Markt schwierig, einen umfassenden Überblick zu bekommen. Also lässt man sich verschiedene Lösungen vorstellen und entscheidet sich schließlich für eine. Leider viel zu oft rein auf Basis der Sympathie zum jeweiligen Vertriebler und dessen Verkaufstalent.
Zunehmende Anforderungen führen auch Unternehmen, die bereits eine HR-Software verwenden, an ihre Grenzen und erhöhen den Druck, entsprechend nachzurüsten. Die bislang eingesetzte Lösung erscheint nicht mehr ideal; sie ist veraltet, zu klein, zu mächtig, zu ungenutzt und meist bei alledem sehr kostspielig. Oft sind viele unterschiedliche Lösungen im Einsatz, die sich mehr schlecht als recht verbinden lassen und teilweise redundant sind. Dieses Problem wiegt zum Beispiel in M&A-Situationen, in denen verschiedene Systeme unter Erhalt der Stammdaten konsolidiert werden müssen, besonders schwer.
Riesige Auswahl, wenig Bedarfsklärung
In vielen Unternehmen wird bereits eine ERP-Hauptlösung wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 eingesetzt, doch die mächtigen Systeme spielen der HR IT noch nicht optimal in die Hände. Um das Maximum aus einer ERP-Lösung herauszuholen, ist oft viel Customizing nötig – dies setzt nicht nur IT-Expertenwissen voraus, sondern vor allem eine eindeutige Kommunikation des Bedarfs der Personalabteilung und der Schnittstellen. Und hier liegt oftmals bereits die Crux.
Zurück zum Anfang: Wissen Sie eigentlich, was genau Sie brauchen?
Ein typisches Beispiel aus unseren Kundengesprächen: Ein internationaler Mittelständler trat an uns heran, weil er einen Interim Manager für einen Software Change suchte. Die teure, erst vor wenigen Jahren angeschaffte Bestandslösung “funktioniere nicht”. Er spielte mit dem Gedanken, das System gegen ein anderes auszutauschen, das er kürzlich auf einer Messe gesehen und über das er von einem Netzwerkpartner nur Gutes gehört habe. Auf die Fragen, was denn am aktuellen System genau nicht funktioniere, wo und warum, konnte er zunächst keine konkrete Antwort geben.
Wer einen Software Change plant, sollte wissen, warum er das tut und wohin er damit will. Deshalb ist der erste Schritt – bevor die HR-Software geplant oder auch getauscht wird – eine tief gehende Bedarfsanalyse.
Basis hierfür ist eine engmaschige Zusammenarbeit aus Geschäftsführung, IT, Key Usern, Endnutzern, den Mitbestimmungsgremien und natürlich der HR. Dass die Personalleitung von Anfang an in die Softwareplanung einbezogen wird und als strategischer und operativer Partner die Interessen und Anforderungen des Bereichs vertritt, sollte eigentlich selbstverständlich sein – die Realität zeichnet jedoch leider oft ein anderes Bild.
Im Rahmen der Bedarfsanalyse geht es zunächst darum, eindeutige, messbare Anforderungen zu definieren. Diese können zum Beispiel in der Digitalisierung der Papierprozesse, einem nachhaltigen Talent Management oder der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit liegen. Als nächstes werden die aktuellen Prozesse und Schnittstellen betrachtet. Diese werden analysiert und im Idealfall auch schon optimiert.
Sind die Anforderungen definiert und priorisiert, werden die Details geplant. Dabei wird am besten kleinteilig vorgegangen: Neben der Festlegung erforderlicher Workflows und Prozesse sollten auch Themen wie das Berechtigungs- und Zugriffsmanagement, Datenschutz oder die Strukturierung der Personaldatenverwaltung genau geklärt werden. Natürlich spielt der Budgetrahmen eine wichtige Rolle für die Planung, die überdies auch zeitlich in einer Roadmap abgesteckt werden sollte. Als Ergebnis gibt es einen individuellen SOLL-IST-Plan mit entsprechenden Milestones.
Nächste Schritte: Die Softwarelösung auswählen
Nun geht es an die Auswahl der passenden Lösung. Dies kann je nach internen Kapazitäten durch ein Projektteam oder aber mithilfe eines externen Beraters geschehen. Diese Phase ist enorm wichtig, um die Anforderungen und die Software abzugleichen. Man trifft eine Vorauswahl, sieht sich Produktvorstellungen an, vergleicht und wägt ab. Auch die Nutzung einer Testversion ist bei vielen Anbietern möglich, häufig führt dies aber vom Projektpfad weg.
Um den so entstehenden internen Aufwand abzupuffern, entscheiden sich viele Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Externen, wie etwa einem Projektleiter auf Zeit oder einem auf die Einführung von HR-Software spezialisierten Interim Manager. Dessen Vorteil ist, dass er die gängigen Produkte und deren Customizing-Optionen kennt und vermutlich schneller zu der besten Entscheidung findet. Seine Zusammenarbeit mit den Nutzern, Fachbereichen und vor allem der IT ist eng, daher versteht er sowohl die Anforderungen als auch die technologischen Möglichkeiten genau. Bei der Entscheidung des Unternehmens, diesen Weg zu gehen, müssen die Kosten eines solchen Beraters gegen die Opportunitätskosten eines fehlenden oder falschen HR-Systems aufgerechnet werden. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich eine solche Investition in den miesten Fällen lohnt. Je früher diese Person an Bord ist, umso besser für das gesamte Projekt “Auswahl und Einführung der HR Software”.
Implementierung, Einführung, Nutzung und Optimierung
Viele Softwarehersteller bieten die Implementierung als Service an. Im Auswahlprozess sollte bereits sichergestellt werden, dass die eigene IT-Abteilung ausreichend Kapazitäten hat, um das neue System zu implementieren und die Migration bei laufendem Betrieb zu schultern. Ansonsten greifen Unternehmen auch hier auf einen externen Spezialisten zurück. Zielsetzung sollte während des gesamten Prozesses die Einbindung relevanter Abteilungen und Key User sein, um schnellstmöglich und ohne Wissensverluste in den Livebetrieb zu kommen.
Im letzten Schritt geht es an die Einführung und Nutzung. Da alle Bereiche in die Planung eingebunden waren, wissen die Mitarbeiter natürlich über den Change Bescheid und können sich entsprechend darauf einstellen und vorbereiten. Hier ist es wie bei jedem Change: Nur wenn alle mitziehen, kann die Umstellung gelingen. Die Information der Angestellten zur neuen Software ist in der Regel Aufgabe des oberen Managements. Regelmäßige Schulungen und ein permanenter Ansprechpartner für die Wartung und Pflege des Systems runden den Prozess ab.
Den Weg der HR Software Einführung mit Partnern gehen
In unserer Berufspraxis begegnen wir an jeder Stelle dieses Prozesses Kunden, die sich für die Zusammenarbeit mit einem Interim Manager oder HR IT Berater entscheiden. Leider geht dieser Entscheidung oft eine Phase des Scheiterns voraus. Aber keine Sorge, es kann (fast immer) zielführend gegengesteuert werden.
Deshalb empfehlen wir Ihnen, sich frühzeitig mit dem Gedanken an eine externe Unterstützung zu beschäftigen. Oft kann ein Interim Manager bereits während der Bedarfsanalyse wertvolle Erkenntnisse zutage fördern, und das in vergleichsweise kurzer Zeit. Und die Vorteile eines Lifecycle Managements von der Analyse bis zum Rollout liegen auf der Hand. Setzen Sie sich gern mit uns in Verbindung und erläutern uns Ihre Situation. Wir sind uns sicher, dass wir Ihnen bei der erfolgreichen Einführung Ihrer HR-Software unter die Arme greifen können!
