Nach zahlreichen prominenten Skandalen und Betrugsfällen in der deutschen Wirtschaft hat das Thema Compliance in Unternehmen einen hohen Stellenwert gewonnen. Doch: Ein Compliance-Management-System (CMS) allein genügt nicht, um Unternehmensrichtlinien erfolgreich umzusetzen. Erst das Mindset der Mitarbeiter verleiht den Maßnahmen auf lange Sicht die nötige Schubkraft.
Compliance-Verstöße können Unternehmen teuer zu stehen kommen: Einer unveröffentlichten Studie der ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) zufolge verliert ein durchschnittliches Unternehmen durch absichtliche oder unabsichtliche Verstöße gegen die Compliance jährlich Erlöse im sechsstelligen Bereich. Prominente Fälle von Betrug und Korruption wie bei VW, der Deutschen Bank, Wells Fargo oder der Deutschen Telekom gingen durch die Medien und haben in der Unternehmenslandschaft das Bewusstsein für die Notwendigkeit eines klaren, für alle Mitarbeiter verbindlichen Regelwerks geschärft.
Infolgedessen wurden umfangreiche Compliance-Maßnahmen in die Unternehmen getragen und umgesetzt. Trotz ausgereifter Management-Systeme für die Einhaltung der Richtlinien besteht vielerorts noch Handlungsbedarf. Die Hochschule Darmstadt hat 2019 ca. 350 Führungskräfte zu dem brisanten Themenfeld “Skandale, Compliance und Integrität” befragt. Mehr als die Hälfte gab an, in den letzten zehn Jahren eine Zunahme der Compliance-Missstände und Wirtschaftsskandale wahrzunehmen. Nur 9% hatten das Gefühl, dass sich die Compliance in Unternehmen allgemein verbessert hat. Woran liegt das?
Besonders im Umfeld von Großunternehmen und Konzernen hat sich die Einführung eines Compliance Management Systems (CMS) etabliert, in dem alle Maßnahmen zur Vermeidung und Aufdeckung von Regelverstößen erfasst werden. Da es der Vereinfachung und Unterstützung der unternehmensweiten Einhaltung von Compliance-Richtlinien dient, wird ein klar ausgearbeitetes CMS in aller Regel von den Mitarbeitern als positiv wahrgenommen: Klare Anweisungen können deutlich zu einem entspannten Arbeitsklima beitragen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen entdecken vermehrt die Vorteile eines maßgeschneiderten CMS.
Trotz allgemein gültiger Standards (wie TR CMS 101:2015 oder TR CMS 100:2015) bleibt innerhalb eines CMS viel Raum, um die Besonderheiten eines Unternehmens zu berücksichtigen. Indem Regelverstöße und Fehler dokumentiert und analysiert werden, lässt sich das CMS zudem kontinuierlich weiterentwickeln. Ein CMS umfasst zum Beispiel:
Sind derartige Punkte schriftlich und in einem zentralen System festgehalten, so ist der erste wichtige Schritt getan – doch es darf nicht der letzte sein. Denn um die Maßnahmen in der Praxis erfolgreich umzusetzen, muss das Verständnis für das Thema Compliance umfassend in die Unternehmenskultur integriert werden.
Auch wenn die Umsetzung von Compliance-Richtlinien meist auf Druck von außen – sei es durch Marktbedingungen, Kundenanforderungen oder Gesetzesanpassungen – angetrieben wird, so sollte sie intern als große Chance zur Weiterentwicklung genutzt werden. Wie sich gezeigt hat, liegt die wichtigste Voraussetzung hierfür nicht im angewendeten System allein, sondern vor allem im Mindset jedes einzelnen Mitarbeiters. Denn wer den Sinn einer Compliance-Vorschrift versteht und akzeptiert, ist in der Lage, regelkonform zu handeln.
Essenziell für die Akzeptanz von Compliance-Maßnahmen ist daher das Verhalten der Unternehmensleitung und der Führungskräfte. Die Vorbildfunktion, der positive “Tone from the Top”, muss eine Strahlkraft entwickeln, die jeden Kollegen erreicht. Die Sensibilität für das Thema kann dabei vom Management auf verschiedene Weisen geschärft werden, in deren Mittelpunkt Transparenz, Kommunikation und Information stehen.
Das Verständnis für Compliance kann Mitarbeitern auf unterschiedliche Weise vermittelt werden: über Websites und Code of Conducts im Intranet, via Merkblättern und Briefen, Beiträgen in der Mitarbeiterzeitschrift und dergleichen mehr. Doch Lesen ist nicht gleichbedeutend mit Erleben. Die wohl wirksamste Methode zur Akzeptanz der Compliance-Richtlinien stellen deshalb Mitarbeiter-Programme wie Schulungen und Trainings dar, denn sie binden die Individuen ein und fordern ihnen eine praxisnahe Leistung ab, die im Idealfall über die reine Teilnahme hinausgeht. Auf diese Weise kann Compliance im geschützten Raum erlebbar gemacht werden, um Handlungssicherheit zu gewinnen.
Compliance-Schulungen sollten auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sein und einen hohen Praxisbezug haben. Die behandelten Themen sollten der Erlebniswelt der Teilnehmer entsprechen und ihnen neben dem Verständnis für das große Ganze genau das Rüstzeug an die Hand geben, das für ihren Arbeitsalltag relevant ist. Dabei spielt auch die Art des Vortrags eine wichtige Rolle für den positiven Lerneffekt. Die Sprache der jeweiligen Zielgruppe zu treffen, ist wichtig, um jeden Mitarbeiter dazu zu motivieren, Verantwortung für sein Handeln zu übernehmen, die Regeln und Werte des Unternehmens zu verinnerlichen und in seinem Verhalten widerzuspiegeln. Durch hochwertige Schulungen gelangt das theoretische Konstrukt auf die Beziehungsebene und damit in jeden Winkel des Unternehmens.
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